Członek zespołu informuje kierownika projektu, że interesariusz wielokrotnie kontaktuje się z nim w celu uzyskania aktualizacji statusu, rozpraszając go i przeszkadzając w realizacji zadań. Co powinien zrobić kierownik projektu?

Kierownik projektu powinien przejrzeć wymagania komunikacyjne interesariusza, aby zrozumieć jego potrzeby informacyjne i upewnić się, że są one spełniane w odpowiedni sposób. Częste, nieplanowane kontakty wskazują na lukę w istniejącym planie komunikacji. Modyfikacja planu komunikacji może obejmować dostosowanie częstotliwości, formatu lub kanału przekazywania aktualizacji, aby interesariusz otrzymywał potrzebne informacje bez zakłócania pracy zespołu. Opcja "Poinformować członka zespołu, aby zaprzestał wysyłania dalszych aktualizacji do interesariusza" jest niewłaściwa, ponieważ może pogorszyć relacje z interesariuszem i nie rozwiązuje problemu braku informacji. Opcja "Zwiększyć częstotliwość aktualizacji przekazywanych temu interesariuszowi" może być częścią rozwiązania, ale najpierw należy zrozumieć przyczynę problemu poprzez przegląd wymagań. Opcja "Zgłosić ten problem sponsorowi projektu na następnym spotkaniu przeglądowym statusu projektu" jest przedwczesna; kierownik projektu powinien najpierw spróbować rozwiązać problem samodzielnie, zanim eskaluje go do sponsora.