Członek zespołu twierdzi, że nie jest pewien, czy pracuje na najnowszej wersji dokumentu wymagań — e-mail został wysłany tydzień temu — i wcześniej spędził ponad 20 godzin nad plikiem, który później został zaktualizowany przez innego członka zespołu, który nie wysłał poprawek. Co powinien zrobić kierownik projektu, aby temu zapobiec?

Wdrożenie systemu informacji o zarządzaniu projektem (PMIS) jest najlepszym rozwiązaniem, ponieważ zapewnia scentralizowane repozytorium dokumentów, kontrolę wersji i śledzenie zmian. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do najnowszych wersji dokumentów, co eliminuje problem pracy na przestarzałych plikach. Zachęcanie do lepszej komunikacji poprzez umieszczenie członków zespołu w jednej lokalizacji może pomóc, ale nie rozwiązuje problemu kontroli wersji dokumentów. Rewizja planu zarządzania komunikacją jest ważna, ale PMIS jest narzędziem, które faktycznie egzekwuje te zasady. Zakaz wysyłania dokumentów e-mailem jest niepraktyczny i nie rozwiązuje problemu zarządzania wersjami.