Firma stosuje dwuletni cykl budżetowania. Wymagania dotyczące nowej funkcjonalności są zdefiniowane, ale projektowanie rozwiązania dopiero się rozpoczyna, a menedżer obawia się, że ostateczne rozwiązanie przekroczy budżet. Co powinien zrobić kierownik projektu, aby przewidzieć wpływ na budżet?

Prawidłową odpowiedzią jest opracowanie struktury podziału pracy (WBS) i wykonanie szacowania kosztów opartego na działaniach. WBS rozbija projekt na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania komponenty, co umożliwia bardziej precyzyjne oszacowanie kosztów dla każdego pakietu pracy. Szacowanie kosztów oparte na działaniach (activity-based costing) jest najbardziej odpowiednie na wczesnym etapie projektu, gdy szczegóły rozwiązania są jeszcze dopracowywane, ponieważ pozwala na oszacowanie kosztów na podstawie konkretnych zadań. Użycie metod wartości wypracowanej (earned value) jest przedwczesne, ponieważ projekt dopiero się rozpoczyna, a brak jest danych do porównania. Planowanie scenariuszy jest przydatne, ale nie dostarcza konkretnego szacunku kosztów na tym etapie. Konsultacje z kolegami i dane historyczne są pomocne, ale bez WBS i szczegółowego szacowania, nie zapewnią wystarczająco dokładnego obrazu dla tego konkretnego projektu.