Firma wdrożyła nowy system zarządzania sprzedażą detaliczną i przekazała go do działu operacyjnego. Dział operacyjny stwierdził, że wiele codziennych wymagań nie zostało spełnionych, a godziny wsparcia były ograniczone; zespół projektowy został rozwiązany, a wykonawcy odeszli, co spowodowało wiele problemów dla klientów. Co powinien był zrobić kierownik projektu na początku, aby temu zapobiec?

Zaangażowanie interesariuszy z działu operacyjnego na etapie planowania jest kluczowe, ponieważ pozwala na wczesne zidentyfikowanie ich potrzeb i wymagań, w tym tych dotyczących codziennych operacji i wsparcia. Dzięki temu można je uwzględnić w projekcie, zanim system zostanie wdrożony, co zapobiega problemom po przekazaniu. Przejrzenie planu zarządzania projektem jest czynnością wykonawczą, ale bez wcześniejszego zaangażowania operacji, plan mógłby nie uwzględniać ich perspektywy. Zwiększenie godzin wsparcia to reakcja na problem, a nie jego zapobieganie. Stworzenie szczegółowej instrukcji obsługi jest pomocne, ale nie zastępuje zrozumienia i włączenia wymagań operacyjnych w fazie planowania.