Główny interesariusz nie może regularnie uczestniczyć w spotkaniach statusowych. Kierownik projektu nieformalnie i regularnie przekazywał mu aktualizacje, ale kierownik projektu rezygnuje i nie przekaże informacji nowemu kierownikowi. W jaki sposób kierownik projektu powinien zapewnić, że nowy kierownik będzie kontynuował te aktualizacje?

Prawidłowa odpowiedź to zaktualizowanie planu zaangażowania interesariuszy. Ten dokument jest przeznaczony do rejestrowania strategii i działań potrzebnych do skutecznego zaangażowania interesariuszy, w tym ich specyficznych potrzeb komunikacyjnych i preferencji. Utrzymanie tego planu w aktualności zapewnia, że każdy kierownik projektu, obecny czy przyszły, będzie świadomy ustalonych metod komunikacji. Pozostałe opcje są mniej odpowiednie: Zapewnienie, że zespół posiada wytyczne, jest niewystarczające, ponieważ nie gwarantuje to formalnego przekazania informacji nowemu kierownikowi projektu. Aktualizacja planu zarządzania komunikacją jest ważna, ale plan zaangażowania interesariuszy jest bardziej szczegółowy w kwestii indywidualnych potrzeb interesariuszy i strategii ich angażowania. Zapewnienie, że dokumenty projektu zawierają szczegółowe instrukcje, jest zbyt ogólne; plan zaangażowania interesariuszy jest konkretnym miejscem na takie informacje.