Globalna firma zatrudniła kierownika projektu do wdrożenia rozwiązania we wszystkich oddziałach. Zespół projektowy jest rozproszony w wielu lokalizacjach i regionach. Co powinien zrobić kierownik projektu, aby rozwiązać ten problem?

Właściwa odpowiedź to zorganizowanie wirtualnych spotkań w celu oceny potrzeb komunikacyjnych projektu w rozproszonym zespole. Kierownik projektu powinien aktywnie zarządzać komunikacją w zespole rozproszonym. Pierwszym krokiem jest zrozumienie specyficznych potrzeb komunikacyjnych, a wirtualne spotkania są efektywnym narzędziem do zebrania tych informacji od członków zespołu z różnych lokalizacji. Na podstawie tej oceny można opracować odpowiedni plan komunikacji. Powiadomienie sponsora i prośba o szkolenie z orientacji kulturowej jest przedwczesne; choć orientacja kulturowa może być potrzebna, najpierw należy ocenić potrzeby komunikacyjne. Organizowanie spotkań osobistych w każdym oddziale jest kosztowne i logistycznie trudne na początkowym etapie oceny. Poinformowanie komitetu sterującego i prośba o dodatkowe zasoby jest również przedwczesne; najpierw należy zdiagnozować problem i spróbować go rozwiązać dostępnymi środkami.