Harmonogram projektu jest opóźniony, a kierownik projektu zauważa, że zespół spędza większość czasu na przygotowywaniu dokumentacji zamiast wykonywać zadania projektowe. Co powinien zrobić kierownik projektu, aby zespół skupił się na pracy projektowej?

Prawidłowa odpowiedź to "Przejrzeć i dostosować odpowiednie artefakty projektu". Kierownik projektu powinien przeanalizować, które dokumenty są rzeczywiście niezbędne i czy ich format nie jest zbyt rozbudowany. Często nadmierna biurokracja wynika z nieoptymalnych szablonów lub braku jasności co do celu dokumentacji. Dostosowanie artefaktów (np. uproszczenie szablonów, redukcja liczby wymaganych pól) pozwoli zespołowi skupić się na kluczowych zadaniach projektowych, jednocześnie zachowując niezbędny poziom dokumentacji. Przypisanie członka zespołu do obsługi dokumentacji może odciążyć resztę, ale nie rozwiązuje problemu nadmiernej biurokracji. Szkolenie zespołu w zakresie dokumentacji może poprawić efektywność, ale nie zmniejszy jej objętości. Odłożenie dokumentacji na koniec projektu jest ryzykowne, ponieważ może prowadzić do utraty informacji i opóźnień na późniejszym etapie.