Kierownik projektu chce, aby przyszłe podobne projekty wykorzystywały dane dotyczące wydajności tego projektu jako punkt odniesienia, ale nie jest pewien, jak to osiągnąć. Co powinien zrobić kierownik projektu?

Prawidłowa odpowiedź to utrzymywanie artefaktów projektu w aktualności i dostępności dla wszystkich interesariuszy. Aby przyszłe projekty mogły wykorzystywać dane z bieżącego projektu jako punkt odniesienia, kluczowe jest, aby te dane były łatwo dostępne i aktualne. Artefakty projektu, takie jak rejestry ryzyk, rejestry problemów, plany zarządzania, raporty o wydajności i wnioski wyciągnięte z lekcji, stanowią cenne źródło informacji historycznych. Zapewnienie ich aktualności i dostępności w centralnym repozytorium (np. w systemie zarządzania informacjami o projekcie lub w bazie danych wiedzy organizacyjnej) umożliwia innym kierownikom projektów i zespołom czerpanie z tych doświadczeń. Udostępnianie dokumentacji w repozytorium z wyłącznym dostępem ogranicza możliwość wykorzystania tych danych. Cotygodniowe sesje wymiany wiedzy są przydatne, ale nie zastąpią trwałego, dostępnego repozytorium wiedzy. Okresowe e-maile do kadry kierowniczej to forma komunikacji, a nie metoda archiwizacji i udostępniania danych do przyszłego wykorzystania.