Kierownik projektu hybrydowego negocjuje umowę z klientem. Projekt doświadczył opóźnień z powodu problemów technicznych i nowych zależności, chociaż kierownik spodziewa się nadrobić czas w nadchodzących sprintach. Kluczowy interesariusz pyta, czy terminy umowne zostaną dotrzymane. Co powinien najpierw zrobić kierownik projektu?

Kierownik projektu powinien najpierw wyjaśnić bieżący postęp, przyczyny opóźnień, znane ryzyka i planowane działania naprawcze. Jest to proaktywne i transparentne podejście, które buduje zaufanie interesariusza. Przedstawienie pełnego obrazu sytuacji, w tym planów na nadrobienie zaległości, pozwala interesariuszowi zrozumieć kontekst i potencjalne rozwiązania. Prośba o zachowanie spokoju i potwierdzenie udziału w spotkaniach jest niewystarczająca i może być odebrana jako unikanie odpowiedzialności. Przejrzenie warunków umowy jest ważne, ale nie jest pierwszym krokiem w komunikacji z zaniepokojonym interesariuszem. Złożenie wniosku o dodatkowy czas i budżet jest przedwczesne, ponieważ kierownik spodziewa się nadrobić czas, a taka prośba może niepotrzebnie eskalować sytuację.