Kierownik projektu ma trudności z przestrzeganiem ustandaryzowanych procesów transferu wiedzy, ponieważ zespoły i interesariusze są rozproszeni po placówkach terenowych, biurach i lokalizacjach zdalnych, a niektórzy członkowie mają ograniczony dostęp do udostępnionych plików elektronicznych. Jak kierownik projektu powinien poradzić sobie z tym wyzwaniem?

Prawidłowa odpowiedź to ocena środowiska i dostępnych zasobów w celu wybrania odpowiedniego podejścia. Kierownik projektu musi zrozumieć ograniczenia i możliwości (np. dostęp do internetu, narzędzia, umiejętności zespołu) przed podjęciem decyzji o metodzie transferu wiedzy. Wysyłanie informacji e-mailem może być nieskuteczne, jeśli niektórzy członkowie zespołu mają ograniczony dostęp do plików elektronicznych, a także nie rozwiązuje problemu standaryzowanych procesów. Wysyłanie stanowczej wiadomości nie rozwiąże problemów technicznych ani logistycznych. Żądanie zmian w procesie bez wcześniejszej oceny sytuacji jest przedwczesne i może nie być konieczne; być może istnieją alternatywne sposoby dostosowania obecnego procesu.