Kierownik projektu nadzoruje projekt techniczny, który wymaga obszernej dokumentacji jako kluczowego rezultatu. Na spotkaniu przeglądowym interesariusz zgłasza, że najnowsza dokumentacja zawiera odniesienia do niezwiązanych z projektem produktów. Co powinien zrobić kierownik projektu?

Opracowanie standardu kontroli jakości dokumentów jest najlepszym rozwiązaniem, ponieważ bezpośrednio adresuje przyczynę problemu – brak spójnego procesu weryfikacji dokumentacji. Ustanowienie takiego standardu zapewni, że przyszłe dokumenty będą zgodne z wymaganiami projektu i wolne od nieistotnych treści. Przypisanie autora tekstów technicznych może pomóc, ale nie gwarantuje rozwiązania problemu jakości bez odpowiednich standardów. Prośba o wsparcie PMO jest opcją, ale PMO zazwyczaj nie zajmuje się bieżącą kontrolą jakości dokumentów, a raczej wsparciem metodycznym. Rejestrowanie problemu w rejestrze ryzyka i dzienniku problemów jest ważne, ale to działanie reaktywne, a nie proaktywne rozwiązanie problemu jakości.