Kierownik projektu prowadzi projekt oprogramowania, którego celem jest wygenerowanie oszczędności dla dużej instytucji finansowej. Pierwotny czas trwania projektu wynosił 13 miesięcy, ale problemy z realizacją wydłużyły go do 16 miesięcy. Do 11. miesiąca przekroczono oczekiwane oszczędności, chociaż nie wszystkie funkcjonalności zaplanowane na ten czas zostały ukończone. W jaki sposób kierownik projektu powinien informować interesariuszy o postępach?

Prawidłowa odpowiedź to przekazanie informacji o oczekiwanych korzyściach i planie działania dla oczekujących funkcjonalności. Mimo opóźnień i nieukończonych funkcjonalności, projekt już generuje oszczędności, co jest kluczową korzyścią dla interesariuszy. Kierownik projektu powinien skupić się na wartości, jaką projekt dostarcza, oraz przedstawić jasny plan na dokończenie pozostałych prac. Zakończenie pozostałych funkcjonalności przed powiadomieniem sponsora jest niewłaściwe, ponieważ opóźnia komunikację o już osiągniętych korzyściach. Wysyłanie comiesięcznych e-maili jest standardową praktyką, ale w tej sytuacji wymaga bardziej szczegółowego i strategicznego podejścia. Zgłoszenie jedynie, że nie wszystkie funkcjonalności zostały ukończone, jest zbyt negatywne i nie przedstawia pełnego obrazu sukcesu projektu w generowaniu oszczędności.