Kierownik projektu w firmie IT rozpoczyna projekt z członkami zespołu z pięciu krajów i czterech stref czasowych. Na wczesnych spotkaniach ze sponsorem i interesariuszami, uczestnicy dołączają późno, mają problemy z połączeniem internetowym i doświadczają barier językowych. Co powinien zrobić kierownik projektu, aby poprawić komunikację w zespole?

Prawidłowa odpowiedź to ustanowienie planu zarządzania komunikacją zespołową. Plan ten jest kluczowym narzędziem do określenia, jak, kiedy i przez kogo będą przekazywane informacje w projekcie. W przypadku zespołu rozproszonego geograficznie, z różnymi strefami czasowymi i barierami językowymi, taki plan jest niezbędny do uporządkowania komunikacji, ustalenia protokołów i narzędzi, co bezpośrednio adresuje problemy opisane w scenariuszu. Spotkania twarzą w twarz byłyby kosztowne i niepraktyczne dla pięciu krajów, a ich jednorazowe zorganizowanie nie rozwiązałoby długoterminowych problemów komunikacyjnych. Wyjaśnianie korzyści z nakładających się godzin pracy jest tylko częścią rozwiązania i nie stanowi kompleksowego planu. Rejestr kontaktów ułatwia komunikację, ale nie jest planem zarządzania komunikacją i nie rozwiązuje problemów z połączeniem czy barierami językowymi.