Kierownik projektu w jednym kraju podlega głównemu kierownikowi projektu w innym kraju. Główny kierownik projektu wielokrotnie żąda aktualizacji i używa wielu kanałów komunikacji, jeśli kierownik projektu nie odpowiada w ciągu kilku minut. Obaj mają równy staż pracy i podlegają temu samemu menedżerowi funkcjonalnemu. Jak powinien postąpić kierownik projektu?

Prawidłowa odpowiedź to negocjowanie wzajemnie uzgodnionego cyklu informacji zwrotnej z akceptowalnymi ramami czasowymi. Kierownik projektu powinien aktywnie zarządzać oczekiwaniami komunikacyjnymi, zwłaszcza gdy obaj mają równy staż pracy i podlegają temu samemu menedżerowi. Negocjacje pozwolą na ustalenie realistycznych i wzajemnie akceptowalnych standardów komunikacji, co poprawi efektywność i zmniejszy frustrację. Skierowanie głównego kierownika projektu do planu zarządzania komunikacją może być postrzegane jako pasywno-agresywne i może nie rozwiązać problemu, jeśli plan nie uwzględnia specyfiki tej relacji. Zaktualizowanie planu zarządzania komunikacją i planu zaangażowania interesariuszy jest przedwczesne; najpierw należy spróbować rozwiązać problem bezpośrednio. Zgłoszenie problemu menedżerowi funkcjonalnemu jest eskalacją, która powinna być ostatecznością, gdy bezpośrednie próby rozwiązania problemu zawiodą.