Kierownik projektu zaczyna otrzymywać e-maile od różnych interesariuszy z prośbą o status projektu. Co powinien zrobić kierownik projektu, aby zapobiec temu w przyszłości?

Prawidłowa odpowiedź to uwzględnienie potrzeb informacyjnych interesariuszy podczas planowania strategii komunikacji projektu. Skuteczna strategia komunikacji, opracowana na etapie planowania, powinna określać, jakie informacje, kiedy i w jaki sposób będą dostarczane poszczególnym interesariuszom, zapobiegając nadmiernej liczbie zapytań. Planowanie cotygodniowych spotkań może być częścią rozwiązania, ale nie jest to kompleksowa strategia komunikacji, która uwzględnia różnorodne potrzeby. Wyznaczenie członka zespołu do odpowiadania na e-maile jest reakcją na problem, a nie jego rozwiązaniem. Dołączanie e-maili interesariuszy do komunikatów o statusie jest nieefektywne i nie rozwiązuje problemu braku proaktywnej komunikacji.