Kierownik projektu zostaje przydzielony do prowadzenia projektu infrastrukturalnego obejmującego kilka krajów i wiele stref czasowych w obrębie podregionu. Większość członków zespołu prawdopodobnie nigdy nie spotka się osobiście, ale musi współpracować, aby zrealizować projekt. Co powinien zrobić kierownik projektu, aby zapewnić skuteczną współpracę między zdalnymi członkami zespołu?

Prawidłowa odpowiedź to "Zaplanować metodę komunikacji i umożliwić członkom zespołu projektowego wirtualną interakcję." W projekcie rozproszonym geograficznie kluczowe jest ustalenie jasnych metod komunikacji wirtualnej, aby umożliwić efektywną współpracę. Kierownik projektu powinien aktywnie zaplanować, jakie narzędzia i platformy będą używane (np. wideokonferencje, platformy do współpracy, komunikatory) oraz ustalić zasady ich wykorzystania. Pozostałe opcje są mniej skuteczne lub nieadekwatne: Omówienie obaw ze sponsorem i zmiana karty projektu na większy budżet na interakcje jest kosztowne i nie zawsze konieczne, gdy dostępne są efektywne narzędzia wirtualne. Utworzenie grupy w mediach społecznościowych może wspierać budowanie relacji, ale nie jest wystarczającym rozwiązaniem dla formalnej i efektywnej współpracy projektowej. Ustanowienie zasad i zapisanie planu awaryjnego w rejestrze ryzyka jest ważne, ale samo w sobie nie zapewnia aktywnej współpracy wirtualnej, a jedynie stanowi element zarządzania ryzykiem.