Kierownik projektu zostaje przydzielony w połowie projektu. Członkowie zespołu są rozproszeni po całym kraju i rzadko spotykają się osobiście. Podczas przeglądu statusu, interesariusz stwierdza, że nie był świadomy statusu dostarczanych produktów. Co kierownik projektu powinien zrobić w pierwszej kolejności?

Kierownik projektu powinien najpierw przejrzeć plan zarządzania komunikacją. Ten dokument określa, w jaki sposób informacje o projekcie będą komunikowane interesariuszom, w tym format, częstotliwość i odpowiedzialność za dystrybucję. Problem z brakiem świadomości statusu dostarczanych produktów przez interesariusza wskazuje na potencjalną lukę w obecnym planie komunikacji. Inne opcje są mniej skuteczne jako pierwszy krok: Planowanie spotkania z interesariuszem jest ważne, ale bez zrozumienia istniejącego planu komunikacji, może to być przedwczesne. Prośba do zespołu o dodanie danych interesariusza jest działaniem, które powinno nastąpić po zdiagnozowaniu problemu w planie komunikacji. Przeglądanie i aktualizacja planu zarządzania interesariuszami oraz rejestru jest również ważne, ale plan komunikacji bezpośrednio odnosi się do problemu zgłoszonego przez interesariusza.