Klient prosi o powtórzenie projektu ukończonego dwa lata wcześniej w tym samym mieście, oczekując tego samego kosztu i czasu trwania. Podczas finalizowania planu kierownik projektu stwierdza, że koszty bazowe są znacznie wyższe niż pierwotnie. Co kierownik projektu mógł zrobić, aby tego uniknąć?

Weryfikacja odpowiednich danych wejściowych budżetu jest kluczowa, ponieważ warunki rynkowe, takie jak koszty materiałów, pracy czy transportu, mogły znacząco zmienić się w ciągu dwóch lat. Kierownik projektu powinien był aktualizować te dane, aby stworzyć realistyczny budżet. Przypisanie tych samych zasobów projektowych nie gwarantuje utrzymania kosztów, ponieważ ich stawki mogły wzrosnąć. Określenie rezerwy budżetowej jest dobrą praktyką, ale nie rozwiązuje problemu błędnych założeń bazowych. Szacowanie budżetu na zarządzanie jakością jest ważne, ale nie odnosi się bezpośrednio do podstawowych kosztów projektu.