Klient przeglądający nowy system raportowania zgłasza, że komponent modułu drukowania jest niekompletny. Kierownik projektu sprawdza WBS i potwierdza, że komponent jest uwzględniony. Co kierownik projektu powinien zrobić w pierwszej kolejności?

Prawidłową odpowiedzią jest spotkanie się z zespołem projektowym, aby zrozumieć problem i określić działania. Zgłoszenie klienta wskazuje na potencjalny problem z jakością lub brakiem zrozumienia wymagań. Kierownik projektu powinien najpierw zebrać więcej informacji od zespołu, który jest odpowiedzialny za realizację, aby w pełni zrozumieć naturę problemu, jego przyczynę i możliwe rozwiązania. Dopiero po tej analizie można podjąć świadome decyzje. Poproszenie zespołu o audyt jakości jest przedwczesne, ponieważ nie wiadomo jeszcze, czy problem dotyczy jakości, czy też np. nieporozumienia w zakresie wymagań. Natychmiastowa eskalacja do sponsora jest zbyt wczesna i może być niepotrzebna, zanim zespół projektowy nie zbada sprawy. Zgłoszenie żądania zmiany bez zrozumienia problemu może prowadzić do nieefektywnych działań i nie rozwiąże pierwotnej przyczyny.