Na wczesnym etapie realizacji projektu kierownik projektu dowiaduje się, że ostatnie zmiany w czynnikach środowiskowych przedsiębiorstwa (EEF) znacznie obniżą koszty wdrożenia i skrócą harmonogram projektu. Jak kierownik projektu powinien postąpić w tej sytuacji?

Kierownik projektu powinien postępować zgodnie z polityką eskalacji projektu i planem zarządzania komunikacją, ponieważ znaczące zmiany w EEF, które wpływają na koszty i harmonogram, wymagają formalnego procesu oceny i zatwierdzenia. Jest to kluczowe dla utrzymania kontroli nad projektem i zapewnienia, że wszystkie zainteresowane strony są informowane i zgadzają się na zmiany. Spotkanie z zespołem w celu wydania pozostałego budżetu jest przedwczesne i nieodpowiedzialne bez formalnej oceny. Zatrzymanie niewydanych środków jako rezerwy zarządczej może być opcją, ale dopiero po formalnej ocenie i decyzji. Pozwolenie zespołowi na dodatkowy czas, gdy harmonogram może być skrócony, jest sprzeczne z optymalizacją projektu.