Nowy kierownik projektu tworzy wrażliwą na czas strategię mediów społecznościowych i plan zarządzania komunikacją z interesariuszami dla firmy programistycznej, która przeszła w pełni na pracę zdalną. Istniejąca standardowa procedura operacyjna (SOP) opisuje, w jaki sposób powinna odbywać się komunikacja. Jak powinien postąpić kierownik projektu?

Kierownik projektu powinien ocenić istniejącą SOP pod kątem jej trafności w nowym, w pełni zdalnym środowisku pracy. Ponieważ SOP opisuje, jak powinna odbywać się komunikacja, ale kontekst projektu (wrażliwa na czas strategia mediów społecznościowych i praca zdalna) jest nowy, prawdopodobnie wymaga aktualizacji. Ocena i aktualizacja SOP podczas planowania projektu, a następnie rozesłanie jej do interesariuszy w celu uzyskania komentarzy, zapewnia, że plan komunikacji jest odpowiedni, akceptowalny i zgodny z potrzebami projektu oraz organizacji. Postępowanie zgodnie z SOP i odnotowanie zmian do zarządu kontroli zmian jest zbyt późne, ponieważ zmiany powinny być wprowadzone przed rozpoczęciem realizacji projektu. Użycie SOP jako punktu odniesienia i aktualizacja podczas fazy monitorowania i kontroli również jest zbyt późne, ponieważ plan komunikacji musi być gotowy przed rozpoczęciem realizacji. Zignorowanie SOP i stworzenie oddzielnego planu jest niewłaściwe, ponieważ SOP jest zasobem procesów organizacji i powinien być wykorzystany i dostosowany.