Nowy projekt został uruchomiony po sesji planowania i znajduje się pod bezpośrednim nadzorem zarządu. Po przeglądzie kierownik projektu słyszy, jak jeden z członków zarządu prosi członka zespołu o pulpit nawigacyjny pokazujący ogólny status projektu. Co powinien zrobić kierownik projektu?

Kierownik projektu powinien zaktualizować plan zarządzania komunikacją, aby uwzględnić nieformalne prośby. Jest to proaktywne działanie, które zapewnia, że wszystkie kanały komunikacji, w tym te nieformalne, są udokumentowane i zarządzane. Zapobiega to powstawaniu silosów informacyjnych i zapewnia, że wszyscy interesariusze otrzymują spójne i zatwierdzone informacje. Aktualizacja matrycy oceny zaangażowania interesariuszy jest ważna, ale nie bezpośrednio rozwiązuje problem nieformalnych próśb o informacje. Prośba do członka zespołu o utworzenie pulpitu nawigacyjnego bez uprzedniej aktualizacji planu komunikacji może prowadzić do niespójności. Informowanie członka zespołu, aby skierował prośbę przez kierownika projektu, jest reaktywne i może być postrzegane jako blokowanie komunikacji, zamiast zarządzania nią.