Po kilku miesiącach data ukończenia projektu jest niepewna, ponieważ zakres ciągle się zmienia w miarę pojawiania się nowej wiedzy, a nowi interesariusze twierdzą, że wyniki nie spełniają celów biznesowych. Jak kierownik projektu może zapobiec temu w przyszłych projektach?

Poprawna odpowiedź to stworzenie priorytetyzowanego backlogu i zdefiniowanie sesji przeglądu iteracji z interesariuszami. Ciągłe zmiany zakresu i niezadowolenie interesariuszy wskazują na brak elastyczności i regularnego potwierdzania wartości. Priorytetyzowany backlog pozwala na adaptacyjne zarządzanie zakresem, a regularne sesje przeglądu iteracji (np. w metodykach zwinnych) umożliwiają wczesne i częste pozyskiwanie informacji zwrotnych od interesariuszy, co zapewnia, że dostarczane wyniki są zgodne z ich oczekiwaniami i celami biznesowymi. Opracowanie szczegółowej struktury podziału pracy (WBS) i harmonogramu kamieni milowych jest typowe dla podejścia predykcyjnego i może być niewystarczające w środowisku o wysokiej zmienności. Organizowanie codziennych spotkań jest elementem zarządzania zespołem, ale nie rozwiązuje problemu zmieniającego się zakresu i niezadowolenia interesariuszy. Spotkania inauguracyjne dla każdej fazy są zbyt rzadkie, aby skutecznie reagować na ciągłe zmiany i zapewnić stałe zaangażowanie interesariuszy.