Po zatwierdzeniu karty projektu kierownik projektu musi określić szczegółowe wymagania, ograniczenia i założenia wraz z interesariuszami, ale nie wszyscy interesariusze mogą spotkać się w krótkim terminie. W jaki sposób kierownik projektu powinien zebrać niezbędne dane wejściowe?

Po zatwierdzeniu karty projektu, kluczowe jest zebranie szczegółowych wymagań i założeń od wszystkich istotnych interesariuszy. Indywidualny kontakt (e-mail, telefon, spotkanie) jest najskuteczniejszą metodą, gdy nie wszyscy interesariusze mogą uczestniczyć w spotkaniu grupowym. Zapewnia to, że każdy ma możliwość przedstawienia swoich perspektyw i potrzeb, co jest niezbędne do stworzenia kompleksowego i akceptowalnego planu projektu. Zorganizowanie spotkania tylko z dostępnymi interesariuszami pominęłoby głosy nieobecnych. Zgłaszanie problemu sponsorowi bez próby rozwiązania go nie jest proaktywnym działaniem. Opracowanie planu z zespołem przed konsultacjami z interesariuszami jest sprzeczne z zasadą partycypacji interesariuszy we wczesnych etapach projektu.