Podczas wdrażania nowego systemu finansowego pojawiło się kilka problemów, które spowalniają projekt. Nowy sponsor projektu niedawno dołączył, ale nie spotkał się z kierownikiem projektu. Problemy znacząco wpływają na realizację. W jaki sposób kierownik projektu powinien powiadomić nowego sponsora?

Prawidłowa odpowiedź to wysłanie e-maila do sponsora projektu z podsumowaniem statusu i kluczowych obaw, a także prośbą o pilne spotkanie. Jest to proaktywne i skuteczne podejście, które natychmiast informuje sponsora o krytycznych problemach i dąży do bezpośredniej komunikacji w celu ich rozwiązania. Pozostałe opcje są mniej skuteczne: Zapraszanie sponsora na cotygodniowe spotkania bez wcześniejszego omówienia problemów jest niewystarczające, ponieważ nie gwarantuje, że sponsor zrozumie pilność sytuacji ani nie zapewni mu odpowiedniego kontekstu. Kontynuowanie wysyłania raportów o statusie i czekanie, aż sponsor poprosi o spotkanie, jest reaktywne i może prowadzić do dalszych opóźnień w rozwiązywaniu problemów. Wysyłanie rejestru ryzyka bez wcześniejszego spotkania lub podsumowania może być przytłaczające i nie zapewnia odpowiedniego kontekstu dla nowego sponsora, a także nie gwarantuje szybkiej reakcji.