Podczas zamykania projektu i przygotowywania przekazania do operacji, otrzymano opóźnioną fakturę z wyższymi niż planowano kosztami, co opóźniło przekazanie i zwiększyło zgłoszone koszty ukończenia. Co kierownik projektu powinien był zrobić, aby temu zapobiec?

Prawidłowa odpowiedź to regularne rejestrowanie i przeglądanie wszystkich prac projektowych i związanych z nimi kosztów. Regularne monitorowanie i kontrola kosztów, w tym przeglądanie zobowiązań i faktycznych wydatków, pozwala na wczesne wykrycie odchyleń i podjęcie działań korygujących. Opóźniona faktura z wyższymi kosztami wskazuje na brak skutecznego monitorowania finansowego. Powiadomienie dostawców o terminach fakturowania jest ważne, ale nie gwarantuje, że faktury będą zgodne z planem ani że koszty nie wzrosną. Przejrzenie całkowitego zobowiązanego kosztu w porównaniu z kosztem zafakturowanym na zakończenie projektu to działanie reaktywne, a nie prewencyjne. Zaangażowanie zespołu finansowego i dyskusja z dostawcą to również działania podejmowane po wystąpieniu problemu, a nie zapobiegające mu. Kluczem jest proaktywne zarządzanie kosztami przez cały cykl życia projektu.