Podczas zamykania projektu kierownik projektu odkrył, że klient nie korzystał z określonej usługi. Klient prosi o nieformalne przedłużenie usługi poza datę zakończenia umowy, ale umowa wyraźnie stanowi, że usługa wygasa. Jak kierownik projektu powinien postąpić w tej sytuacji, aby zamknąć projekt?

Prawidłowa odpowiedź to wystawienie wniosku o zmianę i aktywowanie formalnego procesu kontroli zmian. Ponieważ umowa jasno określa wygaśnięcie usługi, wszelkie odstępstwa od niej wymagają formalnego procesu kontroli zmian, aby zapewnić zgodność z umową i udokumentować wszelkie zmiany. Prośba klienta o przedłużenie usługi poza datę zakończenia umowy jest zmianą zakresu projektu lub warunków umowy. Przekazanie prośby do kierownika funkcjonalnego jest niewystarczające, ponieważ nie jest to formalny proces zarządzania zmianami ani nie angażuje klienta w formalne zatwierdzenie. Zaakceptowanie nieformalnej propozycji klienta naruszyłoby warunki umowy i mogłoby prowadzić do problemów prawnych lub finansowych. Odrzucenie prośby bez formalnego procesu nie rozwiązuje problemu klienta i może negatywnie wpłynąć na relacje z nim.