Projekt musi nabywać duże ilości materiałów elektrycznych w cotygodniowym cyklu dostaw. Wielu dostawców chce nawiązać współpracę, więc kierownik projektu spodziewa się wynegocjować dobrą cenę. Co powinien zrobić kierownik projektu w pierwszej kolejności, aby zapewnić najlepszą ogólną wartość w przyszłej umowie?

Poprawna odpowiedź to identyfikacja zasad, procedur, wytycznych i parametrów prawnych. Jest to kluczowy pierwszy krok w procesie zarządzania zamówieniami, ponieważ określa ramy, w których będą prowadzone wszelkie negocjacje i zawierane umowy. Zrozumienie tych elementów zapewnia zgodność z prawem i polityką organizacji, minimalizuje ryzyko oraz stanowi podstawę do oceny ofert. Spotkanie ze sponsorem jest ważne, ale nie jest pierwszym krokiem. Kontaktowanie się z dostawcami przed ustaleniem ram prawnych i proceduralnych jest przedwczesne. Stworzenie wykazu materiałów jest istotne, ale jest to element specyfikacji zamówienia, a nie pierwszy krok w ustalaniu ogólnej strategii kontraktowania.