Projekt wymaga dużej ilości sprzętu, który musi znajdować się na miejscu przed rozpoczęciem jakiejkolwiek innej aktywności, ale proces zamówień publicznych jest długotrwały. Co powinien zrobić kierownik projektu?

Prawidłowa odpowiedź to "Współpracować z zespołem ds. zamówień, aby znaleźć alternatywne opcje". Kierownik projektu powinien aktywnie współpracować z wewnętrznymi ekspertami (zespołem ds. zamówień), aby zbadać wszystkie dostępne możliwości, takie jak alternatywni dostawcy, inne metody dostawy, czy nawet renegocjacja warunków, aby przyspieszyć proces. Jest to proaktywne podejście do zarządzania ryzykiem i harmonogramem. Skontaktowanie się z dostawcą z poprzedniego projektu może być opcją, ale nie jest to kompleksowe rozwiązanie bez zaangażowania zespołu ds. zamówień, który zna procedury i ma relacje z dostawcami. Użycie istniejącego sprzętu i późniejsza wymiana to ryzyko jakości i dodatkowe koszty. Prośba do sponsora o przyspieszenie procesu wyboru dostawcy jest możliwa, ale najpierw kierownik projektu powinien sam zbadać dostępne opcje i przedstawić sponsorowi konkretne propozycje, a nie tylko prośbę.