Raport kosztów HR został przypadkowo udostępniony całemu zespołowi projektowemu, co wywołało konflikt z powodu różnic w wynagrodzeniach. Co kierownik projektu powinien był zrobić, aby temu zapobiec?

Prawidłowa odpowiedź to „Zweryfikować informacje i potwierdzić odpowiednich odbiorców zgodnie z planem zarządzania komunikacją”. Kierownik projektu powinien był zweryfikować, czy raport zawiera poufne dane i upewnić się, że jest on dystrybuowany tylko do uprawnionych odbiorców, zgodnie z wcześniej ustalonym planem zarządzania komunikacją. To proaktywne działanie zapobiegłoby nieumyślnemu ujawnieniu poufnych informacji. Pozostałe opcje są mniej skuteczne lub nieadekwatne: „Wykluczyć poufne raporty z planu zarządzania komunikacją” – Nie można po prostu wykluczyć poufnych raportów; trzeba nimi zarządzać. „Uwzględnić kary za nieprzestrzeganie zasad w planie zarządzania komunikacją” – Kary są reakcją na błąd, a nie prewencją. „Określić odpowiednich odbiorców raportu w planie zarządzania komunikacją” – To jest krok konieczny, ale niewystarczający. Należy jeszcze zweryfikować, czy plan jest przestrzegany.