Realizowany projekt ma opóźnienia i brakuje w nim niektórych materiałów. Wykonawca oferuje dostarczenie brakujących materiałów i pokrycie kosztów, ponieważ wewnętrzne zamówienia spowodowałyby dalsze opóźnienia. Kierownik projektu nie zgadza się z proponowanymi przez wykonawcę kosztami. Co powinien zrobić kierownik projektu w następnej kolejności?

Kierownik projektu powinien najpierw zaktualizować plan zarządzania zamówieniami, aby odzwierciedlić nową sytuację i potencjalne rozwiązania. Następnie powinien negocjować z wykonawcą w celu osiągnięcia porozumienia w sprawie kosztów. Negocjacje są kluczowym elementem zarządzania zamówieniami, mającym na celu znalezienie rozwiązania akceptowalnego dla obu stron. Zwrócenie się do sponsora o dodatkowy budżet jest przedwczesne, zanim nie zostaną wyczerpane możliwości negocjacji. Prośba o ponowne rozważenie oferty bez aktualizacji planu i przygotowania do negocjacji jest mniej efektywna. Rewizja całej strategii zamówień jest zbyt drastycznym krokiem w obliczu konkretnego problemu z dostawą.