W fazie uruchomienia, 20-osobowy zespół z pięciu krajów nie może odbyć zaplanowanych kwartalnych spotkań twarzą w twarz. Kierownik projektu obawia się, że zespół nie będzie w stanie wypełniać swoich ról bez bezpośredniej interakcji. Co powinien zrobić kierownik projektu?

Prawidłowa odpowiedź to wykorzystanie wirtualnych zespołów do spotkań i dostarczania produktów. W dzisiejszym globalnym środowisku projektowym, zespoły rozproszone geograficznie są powszechne. Kierownik projektu powinien wykorzystać dostępne technologie komunikacyjne (wideokonferencje, narzędzia do współpracy online) do umożliwienia efektywnej interakcji i realizacji zadań przez zespół. Pozostałe opcje są mniej odpowiednie: Wykorzystanie rezerw awaryjnych do podzlecania pracy nie rozwiązuje problemu komunikacji i współpracy zespołu, a jedynie przenosi część pracy na zewnątrz. Odwołanie się do rejestru ryzyk jest krokiem, który należy podjąć w przypadku zidentyfikowania ryzyka, ale nie jest to bezpośrednie rozwiązanie problemu braku spotkań twarzą w twarz. Zawnioskowanie o przedłużenie terminów dostarczenia produktów projektu jest reakcją na problem, a nie proaktywnym rozwiązaniem, które ma na celu utrzymanie efektywności zespołu.