W globalnym projekcie jeden z członków zespołu z innego kraju nie może uczestniczyć w regularnych spotkaniach. Pozostali członkowie zaczynają kwestionować potrzebę spotkań, co wpływa na harmonogram i jakość. Co powinien zrobić kierownik projektu, aby zarządzać wynikami projektu?

Prawidłowa odpowiedź to zdefiniowanie agendy spotkania projektowego. Jasna agenda zapewnia, że spotkania są celowe, efektywne i skupione na kluczowych tematach, co zwiększa ich wartość dla wszystkich uczestników, niezależnie od ich obecności. To pomaga uzasadnić potrzebę spotkań i poprawia ich jakość. Pozostałe opcje są mniej skuteczne: Zdefiniowanie zasad spotkań projektowych jest ważne, ale bez agendy spotkania mogą nadal być nieefektywne. Uczynienie obowiązkowym uczestnictwa dla wszystkich członków jest nierealne w globalnym projekcie z różnicami stref czasowych i może prowadzić do frustracji. Uczynienie obowiązkowym omawiania swojej pracy również nie rozwiązuje problemu braku zaangażowania ani nieefektywności spotkań bez jasnego celu.