W organizacji macierzowej kierownik projektu prowadzi wewnętrzny projekt oprogramowania w celu zmniejszenia konfliktów w systemie śledzenia firmy. Deweloperzy wdrożyli aplikację i przynosi ona pewne korzyści, ale pełne korzyści pojawią się z czasem. Co powinien zrobić kierownik projektu?

Prawidłowa odpowiedź to koordynacja działań z liderami funkcjonalnymi projektu w celu potwierdzenia jego gotowości do przejścia. Zamknięcie projektu powinno nastąpić, gdy cele projektu zostaną osiągnięte, a produkt, usługa lub rezultat projektu zostanie przekazany do operacji. W tym przypadku aplikacja została wdrożona i przynosi korzyści, co wskazuje na osiągnięcie celów projektu. Kierownik projektu powinien współpracować z liderami funkcjonalnymi, aby upewnić się, że system jest gotowy do przekazania i że wszystkie wymagane działania związane z zamknięciem projektu są zakończone. Pozostałe opcje są nieprawidłowe, ponieważ: Kontynuowanie zarządzania projektem, dopóki wszystkie korzyści nie zostaną zrealizowane, jest błędne. Projekt kończy się po dostarczeniu produktu, nie po realizacji wszystkich korzyści, które mogą trwać długo po zamknięciu projektu. Wniosek o rozpoczęcie nowego projektu w celu monitorowania korzyści jest niepotrzebny. Monitorowanie korzyści jest zazwyczaj częścią operacji po zamknięciu projektu, a nie oddzielnym projektem. Aktualizacja dokumentów i zamknięcie projektu bez koordynacji z liderami funkcjonalnymi może prowadzić do problemów z akceptacją i przekazaniem produktu.