W organizacji macierzowej projekt mający na celu ulepszenie wewnętrznego systemu śledzenia musi uwzględnić nieoczekiwaną zmianę w rządowych wymogach księgowych. Zespół deweloperski wdrożył zmianę bez dodatkowych kosztów, ale koszty testowania przekraczają budżet na testowanie. Co powinien zrobić kierownik projektu?

Poprawna odpowiedź to złożenie wniosku o zmianę do bazowego planu kosztów. Ponieważ koszty testowania przekraczają budżet, oznacza to, że nastąpiło odchylenie od zatwierdzonego planu bazowego. Wszelkie zmiany w zatwierdzonym planie bazowym wymagają formalnego wniosku o zmianę, który musi przejść przez proces zintegrowanej kontroli zmian. To zapewnia, że zmiany są oceniane pod kątem ich wpływu na cały projekt i są odpowiednio zatwierdzane. Prośba o środki z rezerwy awaryjnej jest niewłaściwa, ponieważ rezerwy awaryjne są przeznaczone na znane-nieznane ryzyka, a nie na przekroczenia budżetu wynikające z zarządzanej zmiany. Analiza kosztów i korzyści w celu przeniesienia środków z działu rozwoju nie jest pierwszym krokiem; najpierw należy złożyć wniosek o zmianę. Aktualizacja podstawy szacunków i planu zarządzania kosztami jest działaniem wtórnym, które nastąpi po zatwierdzeniu wniosku o zmianę, a nie jego zastąpieniem.