W połowie realizacji projektu interesariusze zgłaszają zapotrzebowanie na sprzęt, który miał być zakupiony. Kierownik projektu wyjaśnia, że sprzęt został zakupiony, ale różni się od tego, o co interesariusze proszą teraz, ponieważ początkowe wymagania zostały zmienione na poprzednim spotkaniu. Co powinien był zrobić kierownik projektu, aby temu zapobiec?

Prawidłowa odpowiedź to "Upewnić się, że komunikaty zostały wysłane do wszystkich interesariuszy, gdy wymagania uległy zmianie." Kluczowym elementem zarządzania projektem jest skuteczna komunikacja. Kiedy wymagania projektu ulegają zmianie, niezwykle ważne jest, aby wszyscy zainteresowani interesariusze zostali o tym poinformowani. Brak komunikacji w tym zakresie doprowadził do sytuacji, w której interesariusze nie byli świadomi zaktualizowanych wymagań i oczekiwali czegoś innego. Opcja "Upewnić się, że wymagania projektu zostały zatwierdzone i przekazane zespołowi ds. zamówień" jest częściowo prawidłowa, ale niewystarczająca. Nawet jeśli wymagania zostały zatwierdzone i przekazane zespołowi, problemem jest brak komunikacji ze wszystkimi interesariuszami. Opcja "Zapewnić odpowiednie monitorowanie zmieniających się potrzeb i żądań interesariuszy" jest ważna, ale w tym przypadku problemem nie było samo monitorowanie, lecz brak poinformowania interesariuszy o już zatwierdzonych zmianach. Opcja "Upewnić się, że umowy o zamówienia publiczne mogły zostać anulowane w takich sytuacjach" dotyczy zarządzania ryzykiem kontraktowym, a nie podstawowej przyczyny problemu, którą jest brak komunikacji.