W projekcie hybrydowym rozliczanym w systemie time-and-materials z miesięcznymi, przyrostowymi wydaniami, klient po dwóch miesiącach poprosił o zmianę kierunku. Kierownik projektu spotkał się osobiście i wyjaśnił nowe, pożądane kamienie milowe. Co kierownik projektu powinien zrobić w pierwszej kolejności?

Prawidłowa odpowiedź to zarejestrowanie dyskusji ze spotkania w protokole i rozesłanie go do interesariuszy. Jest to pierwszy krok, ponieważ dokumentuje prośbę klienta i zapewnia, że wszyscy interesariusze są świadomi proponowanych zmian, co jest kluczowe dla przejrzystości i zarządzania oczekiwaniami. Inne opcje są przedwczesne lub niewystarczające: Sporządzenie zmiany do umowy jest krokiem późniejszym, po formalnym zatwierdzeniu zmian i ich wpływu. Przekazanie prośby do zarządu jako formalne żądanie zmiany jest również krokiem późniejszym; najpierw należy udokumentować prośbę. Ukończenie bieżącego wydania bez udokumentowania prośby klienta ignoruje potrzebę formalnego zarządzania zmianą i może prowadzić do nieporozumień.