Z poprzednich doświadczeń kierownik projektu wie, że klient powoli zatwierdza dokumenty i często nie dotrzymuje uzgodnionych terminów. Jak kierownik projektu powinien rozwiązać ten problem na spotkaniu inauguracyjnym nowego projektu z tym samym klientem?

Prawidłowa odpowiedź to uzgodnienie z klientem akceptowalnych czasów realizacji zatwierdzania dokumentów. Jest to proaktywne i konstruktywne podejście, które pozwala na włączenie historycznych danych do planowania projektu i ustalenie jasnych oczekiwań od samego początku. Ustalenie tych terminów na spotkaniu inauguracyjnym pozwala na wczesne zaangażowanie klienta i zwiększa prawdopodobieństwo ich przestrzegania, ponieważ są one wspólnie uzgodnione. Rejestrowanie opóźnień w rejestrze ryzyka jest ważne, ale nie rozwiązuje problemu aktywnie; jest to reakcja, a nie prewencja. Informowanie klienta o dodatkowych zasobach w celu uwzględnienia dłuższych przeglądów może być kosztowne i niekoniecznie rozwiązuje przyczynę problemu. Przypominanie klientowi o jego obowiązkach może być postrzegane jako konfrontacyjne i nie sprzyja budowaniu współpracy.