Zainteresowany projektem (stakeholder) odszedł, a jego miejsce zajął członek rodziny członka zespołu, który nie uczestniczy w spotkaniach, ale prosi tego członka zespołu o aktualizacje projektu. Co powinien zrobić kierownik projektu?

Prawidłowa odpowiedź to poproszenie o spotkanie z nowym zainteresowanym. Kierownik projektu powinien aktywnie angażować wszystkich interesariuszy, aby zrozumieć ich potrzeby, oczekiwania i poziom zaangażowania. Spotkanie osobiste pozwoli na zbudowanie relacji, wyjaśnienie roli interesariusza w projekcie oraz ustalenie preferowanych metod komunikacji. Wysyłanie raportów o stanie projektu bez wcześniejszego spotkania może być nieskuteczne, ponieważ kierownik projektu nie zna preferencji nowego interesariusza ani jego poziomu zrozumienia projektu. Eskalowanie problemu do sponsora jest przedwczesne; kierownik projektu powinien najpierw spróbować rozwiązać problem samodzielnie. Przygotowanie zmienionego formatu raportu jest również przedwczesne, zanim nie zostaną ustalone potrzeby nowego interesariusza.