Zespół projektowy ma podpisane umowy na pojazdy i usługi budowlane. W trakcie realizacji projektu dostawca pojazdów nie jest w stanie ich dostarczyć, a czasu na znalezienie innego dostawcy jest zbyt mało, aby uniknąć opóźnień w projekcie. Co powinien zrobić kierownik projektu, aby pozyskać pojazdy?

Prawidłowa odpowiedź to przeglądanie istniejących umów o świadczenie usług. Kierownik projektu powinien najpierw sprawdzić, czy w ramach już zawartych umów z innymi dostawcami usług (np. budowlanych) nie ma klauzul lub możliwości, które pozwoliłyby na pozyskanie pojazdów lub ich substytutów. Jest to proaktywne i efektywne wykorzystanie istniejących zasobów i relacji. Prośba o zmianę wymagań technicznych może nie rozwiązać problemu braku pojazdów, a zwiększenie budżetu jest niepożądane. Prośba o dodatkowy czas od klienta jest rozwiązaniem ostatecznym, które należy rozważyć po wyczerpaniu innych opcji. Pozyskanie pojazdów od innego dostawcy bez zgody i powiadomienia zarządu kontroli zmian jest niezgodne z zasadami zarządzania projektem i może prowadzić do poważnych konsekwencji.