Zespół projektowy tworzy rozwiązanie do zarządzania ogólnokrajową pomocą kryzysową. Większość czasu spędzają na spotkaniach z użytkownikami końcowymi, co spowalnia postępy. Jak kierownik projektu powinien utrzymać wdrożenie na właściwej drodze, jednocześnie uzyskując akceptację interesariuszy?

Prawidłowa odpowiedź to „Umieść wszystkie wymagania, priorytety i postępy na widocznej tablicy, udostępnij ją wszystkim podmiotom i zmniejsz liczbę spotkań”. To podejście promuje przejrzystość i efektywną komunikację, redukując potrzebę częstych spotkań. Widoczna tablica (np. Kanban lub Scrum) pozwala interesariuszom na bieżąco śledzić postępy i priorytety bez zakłócania pracy zespołu. Pozostałe opcje są mniej skuteczne: Codzienne spotkania, nawet o ustalonej porze, nadal mogą być czasochłonne i zakłócać pracę zespołu. Zaprzestanie uczestnictwa w spotkaniach i rozpoczęcie rozwoju bez dalszej interakcji z interesariuszami może prowadzić do niezrozumienia wymagań i niezadowolenia. Prośba do sponsora o uczestnictwo w spotkaniach w imieniu zespołu może odciążyć zespół, ale nie rozwiązuje problemu nadmiernej liczby spotkań i może prowadzić do zniekształcenia informacji.