Zespół projektowy wdraża korporacyjne narzędzie do powiadomień we współpracy z dostawcą. Kierownik projektu zauważył, że deweloper dostawcy raportował ten sam status przez kilka tygodni. Kilka dni później dostawca zgłasza, że dostarczenie będzie opóźnione z powodu ograniczeń zasobów. Co powinien zrobić kierownik projektu w następnej kolejności?

Prawidłowa odpowiedź to dodanie opóźnienia do rejestru problemów i współpraca z dostawcą w celu znalezienia rozwiązania. Problem już wystąpił (opóźnienie jest faktem), więc należy go zarejestrować w rejestrze problemów, a nie w rejestrze ryzyka, który służy do zarządzania potencjalnymi przyszłymi zdarzeniami. Następnie, priorytetem jest proaktywne rozwiązanie problemu poprzez współpracę z dostawcą, aby zminimalizować wpływ na projekt. Eskalacja do kierownictwa lub sponsora jest przedwczesna, zanim nie zostaną podjęte próby rozwiązania problemu na niższym szczeblu. Przeglądanie kar finansowych jest działaniem reaktywnym i nie przyczynia się do rozwiązania bieżącego problemu z harmonogramem. Przydzielanie własnego dewelopera do pomocy dostawcy może być rozwiązaniem, ale powinno być poprzedzone analizą i współpracą, a nie być pierwszą reakcją.