Zespół projektowy zainstalował oprogramowanie, przekazał wiedzę do działu operacyjnego, wysłał raport końcowy i świętował. Tydzień później klient przesyła listę niespełnionych wymagań i prosi o poprawki w ramach pierwotnego budżetu. Co powinien był zrobić kierownik projektu, aby temu zapobiec?

Kierownik projektu powinien był przejrzeć kryteria akceptacji i uzyskać formalną zgodę klienta, aby upewnić się, że wszystkie wymagania zostały spełnione i zaakceptowane przed zamknięciem projektu. To zapobiegłoby późniejszym żądaniom klienta dotyczącym poprawek. Przeznaczenie budżetu na ryzyko na ulepszenia po wydaniu nie rozwiązuje problemu niespełnionych wymagań, a jedynie przygotowuje na ich konsekwencje. Przeprowadzenie pilotażu jest przydatne, ale nie zastępuje formalnej akceptacji. Regularne spotkania z klientem są ważne, ale bez formalnego procesu akceptacji nie gwarantują pełnego zadowolenia klienta z ostatecznego produktu.