Bir BT şirketinin ofisi, yeni bir hükümet kısıtlaması nedeniyle aniden kapandı ve tüm çalışanlar uzaktan çalışmaya başladı. A Proje ekibinin iki hafta içinde kritik bir teslimatı var. Proje yöneticisi, teslimatın gecikeceğini belirten bir e-postayı müşteriye hemen gönderdi ve müşteri durumu üst yönetime iletti. Proje yöneticisi neyi farklı yapmalıydı?

Proje yöneticisi, gecikme haberini müşteriye iletmeden önce proje paydaşlarıyla (ekip üyeleri, fonksiyonel yöneticiler vb.) durumu değerlendirmeliydi. Bu, olası çözümleri, etki azaltma stratejilerini ve revize edilmiş bir zaman çizelgesini belirlemek için kritik öneme sahiptir. Müşteriye sadece bir gecikme bildirmek yerine, olası çözümler ve güncellenmiş bir planla birlikte bilgi vermek, proaktif bir yaklaşım sergiler ve müşteri güvenini korur. Diğer seçenekler neden yanlış: Üst yönetime gizlice açıklamalı, ardından gecikmeyi müşteriye bildirmeliydi: Şeffaflık eksikliği ve paydaş katılımının olmaması doğru bir yaklaşım değildir. Gecikme haberinin yanı sıra müşteriye yeni bir teslim tarihi bildirmeliydi: Yeni bir teslim tarihi, paydaşlarla değerlendirme yapılmadan ve gerçekçi bir plan oluşturulmadan belirlenmemelidir. E-posta göndermek yerine gecikmenin nedenini açıklamak için müşteriyi aramalıydı: İletişim yöntemi önemli olsa da, asıl sorun, müşteriye bilgi vermeden önce dahili bir değerlendirme yapılmamasıdır.