Bir ekip üyesi, bir paydaşın kendisiyle tekrar tekrar iletişime geçerek durum güncellemeleri istediğini, bunun dikkatini dağıttığını ve görev tamamlamayı engellediğini proje yöneticisine bildirir. Proje yöneticisi ne yapmalıdır?

Doğru cevap, paydaşın iletişim gereksinimlerini gözden geçirmektir. Proje yöneticisi, paydaşın neden bu kadar sık güncelleme istediğini anlamalı ve iletişim yönetim planını veya paydaş katılım planını inceleyerek bu paydaşın beklentilerini ve iletişim tercihlerini doğrulamalıdır. Bu durum, paydaşın bilgi ihtiyacının yanlış anlaşıldığını veya mevcut iletişim yöntemlerinin yetersiz kaldığını gösterebilir. İletişim planı güncellenerek, paydaşın bilgi ihtiyacını karşılayacak ancak ekip üyesinin işini aksatmayacak daha uygun bir iletişim sıklığı veya yöntemi belirlenebilir. Ekip üyesine güncellemeyi durdurmasını söylemek, paydaşın bilgi ihtiyacını karşılamayacağı için sorunu çözmez ve paydaş memnuniyetsizliğine yol açabilir. Güncelleme sıklığını artırmak, mevcut sorunu daha da kötüleştirir ve ekip üyesinin yükünü artırır. Konuyu proje sponsora taşımak, bu aşamada orantısız bir tepki olabilir; proje yöneticisi önce durumu kendi başına çözmeye çalışmalıdır.