Bir paydaş, zaman çizelgesinde listelenen önemli bir çıktıyı almadığından şikayet etti. Sorumlu ekip üyesi, çıktının gecikeceğini bildirmek için paydaşa e-posta gönderdiğini söyledi. Proje yöneticisi bunu önlemek için ne yapmalıydı?

Doğru cevap, proje yöneticisinin paydaşın teslimat gecikmesinden haberdar edildiğini doğrulaması gerektiğidir. Proje yöneticisi, iletişimin etkili bir şekilde gerçekleştiğinden ve paydaşın bilgiyi aldığından emin olmalıdır. Sadece e-posta gönderilmesi, bilginin alındığı anlamına gelmez; teyit etmek önemlidir. "Gecikme hakkında doğrudan paydaşla iletişim kurmalıydı" seçeneği doğru olabilir, ancak ekip üyesi zaten bir iletişim kurmuştu. Proje yöneticisinin öncelikli görevi, bu iletişimin etkinliğini doğrulamaktır. "Ekip üyesinden eksik çıktıyı göndermesini ve daha sonra tamamlamasını istemeliydi" seçeneği, kalitesiz bir çıktıya yol açabilir ve sorunu çözmek yerine daha da kötüleştirebilir. "Ekip üyesinin paydaşla doğrudan iletişim kurmasını engellemeliydi" seçeneği, ekip üyelerinin sorumluluk almasını engeller ve proje yöneticisi üzerinde gereksiz bir yük oluşturur. Ekip üyelerinin uygun iletişim kurması teşvik edilmelidir.