Bir proje yöneticisi, bir tedarikçi tarafından teslim edilen parçaların kusurlu olduğunu ve testlerde gecikmelere neden olduğunu öğrenir. Tedarikçi, tüm parçaların sözleşmeye uygun olarak teslim edildiği konusunda ısrar etmektedir. Kusurlar bir hafta içinde giderilmezse, ürünün piyasaya sürülmesi etkilenecektir. Proje yöneticisi ne yapmalıdır?

Proje yöneticisinin ilk adımı, mevcut tedarik sözleşmesini incelemek ve tarafların hak ve yükümlülüklerini netleştirmektir. Tedarikçi, parçaların sözleşmeye uygun olduğunu iddia ettiğinden, sözleşmenin detaylı bir analizi, kusurların gerçekten sözleşme ihlali olup olmadığını veya beklentilerin sözleşmede yeterince belirtilip belirtilmediğini ortaya koyacaktır. Bu inceleme, müzakereler için sağlam bir temel oluşturur. Ardından, tedarikçiyle doğrudan iletişime geçerek durumu müzakere etmek ve bir çözüm bulmak en yapıcı yaklaşımdır. Bu, hem projenin ilerlemesini sağlamak hem de tedarikçi ilişkisini sürdürmek için kritik öneme sahiptir. Sözleşmenin iptalini talep etmek ve ceza uygulamak, genellikle son çare olmalı ve projenin daha fazla gecikmesine yol açabilir. Üst yönetime bildirmek, sözleşme incelenmeden ve çözüm müzakere edilmeden erken bir adımdır. Parça spesifikasyonlarını eklemek için sözleşmenin revizyonunu talep etmek, mevcut sorunu çözmez ve gelecekteki teslimatlar için geçerli olabilir.