Bir proje yöneticisi, büyük bir finans kurumu için tasarruf sağlayacak bir yazılım projesine liderlik ediyor. Başlangıçtaki süre 13 ay iken, uygulama sorunları nedeniyle 16 aya uzadı. 11. ayda beklenen tasarruflar aşılmış olsa da, o zamana kadar planlanan tüm işlevler tamamlanmamıştı. Proje yöneticisi, paydaşları ilerleme hakkında nasıl bilgilendirmelidir?

Doğru cevap, projenin mevcut durumunu ve geleceğe yönelik planları net bir şekilde ortaya koyar. Faydaların aşıldığını belirtmek olumlu bir gelişmedir, ancak tamamlanmayan işlevler de önemli bir bilgidir. Bu durumu bir eylem planıyla birlikte sunmak, paydaşlara şeffaflık ve projenin kontrol altında olduğu güvencesini verir. Diğer seçenekler: "İlerleme hakkında sponsoru bilgilendirmeden önce kalan işlevleri tamamlayın" yanlıştır çünkü şeffaflık ilkesine aykırıdır ve paydaşları gecikmelerden haberdar etmemek güven kaybına yol açabilir. "Aylık proje ilerlemesini ilgili tüm paydaşlara e-posta ile gönderin" eksiktir. Sadece ilerlemeyi göndermek yerine, mevcut durumu (faydalar ve eksik işlevler) ve çözüm planını bir arada sunmak daha etkilidir. "Beklenen tüm işlevlerin tamamlanmadığını bildirin" eksiktir. Sadece olumsuz bir durumu bildirmek yerine, elde edilen faydaları ve çözüm planını da eklemek gerekir.