Bir proje yöneticisi, iletişim planına göre haftalık durum e-postası gönderileceğini sponsora bildirir. Sponsor, gerektiğinde durum güncellemeleri talep edeceği için e-postanın gereksiz olduğunu söyler. Proje yöneticisi bundan sonra ne yapmalıdır?

Doğru cevap, proje sponsorunun iletişim ihtiyaçlarını anlamak ve buna göre iletişim planını ayarlamaktır. Proje yöneticisi, sponsorun hangi bilgileri ne sıklıkta almak istediğini sorarak karşılıklı bir anlaşmaya varmalıdır. Bu yaklaşım, paydaş katılımını ve memnuniyetini artırır, aynı zamanda gereksiz iletişimi önler. Diğer seçenekler ise şunlardır: Sponsorun talebini kabul etmek ancak haftalık e-postada onları kopyalamaya devam etmek, sponsorun isteğini tam olarak karşılamaz ve gereksiz iletişime devam eder. Sponsora, iletişimi almayı tercih etmezlerse e-posta dağıtımından çıkarılacaklarını söylemek, paydaş yönetimi açısından olumsuz bir yaklaşımdır ve işbirliğini zedeler. Sponsora, gerektiğinde önceden bildirimde bulunarak 15 dakikalık bir toplantı talep etmesini önermek, her güncelleme için toplantı düzenlemeyi gerektirebilir ki bu da verimsiz olabilir ve sponsorun tercih ettiği iletişim şekli olmayabilir.