Bir proje yöneticisi, projenin ortasında atanır. Ekip üyeleri ülke geneline dağılmıştır ve nadiren yüz yüze görüşürler. Bir durum değerlendirmesi sırasında, bir paydaş teslimat durumundan haberdar olmadığını söyler. Proje yöneticisi ilk olarak ne yapmalıdır?

Proje yöneticisi, paydaşın teslimat durumundan haberdar olmadığını öğrendiğinde, öncelikle mevcut iletişim yönetim planının yeterliliğini değerlendirmelidir. İletişim yönetim planı, paydaşların bilgi ihtiyaçlarını, hangi bilgilerin, ne zaman, kim tarafından ve hangi formatta iletileceğini tanımlar. Bu planı gözden geçirmek, paydaşın mevcut iletişim stratejisinde doğru bir şekilde ele alınıp alınmadığını anlamanın ilk adımıdır. Eğer plan eksikse veya paydaşın ihtiyaçlarını karşılamıyorsa, bu durum planın güncellenmesi gerektiğini gösterir. Diğer seçenekler neden doğru değil: Paydaşla toplantı planlamak ve ihtiyaçlarını doğrudan plana dahil etmek, mevcut planın neden başarısız olduğunu anlamadan yapılan bir eylem olur. Önce mevcut durumu değerlendirmek daha mantıklıdır. Proje ekibinden paydaşın ayrıntılarını eklemesini istemek, iletişim planının neden yetersiz olduğunu anlamadan yapılan bir eylemdir. Paydaş yönetim planını ve kaydını gözden geçirmek önemli olsa da, doğrudan iletişim eksikliği sorununa odaklanmak için iletişim yönetim planı daha spesifik bir araçtır. Paydaş yönetim planı, paydaşların tanımlanması ve analiz edilmesiyle ilgiliyken, iletişim yönetim planı bilgi akışını yönetir.